Termeni de referință
pentru contractarea serviciilor de consultanță privind elaborarea
Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant
Tipul contractului: servicii de consultanță
Perioada preconizată a consultanței: aprilie – mai 2023
Candidați eligibili: persoane fizice și juridice
Context
Alianța ONG-urilor active în domeniul Protecției Sociale a Copilului și Familiei (APSCF) este o rețea de 62 de organizații neguvernamentale de pe întreg teritoriul Republicii Moldova, inclusiv din regiunea transnistreană. APSCF acționează pentru crearea unui cadru coerent și funcțional de dezvoltare a factorilor de decizie, a mecanismelor și practicilor de implementare, asigurând respectarea și protecția reală a copilului și familiei.
Unul dintre obiectivele strategice ale APSCF constă în dezvoltarea capacităților membrilor APSCF, inclusiv capacități financiare. În acest sens, APSCF atrage fonduri pentru a finanța atât propria activitate, cât și activitatea membrilor săi, fiind responsabilă de următoarele:
- organizarea concursului de grant,
- selectarea și aprobare propunerilor de proiect relevante grantului,
- semnarea contractelor de grant,
- finanțarea, asistarea și monitorizarea partenerilor de grant,
- acordarea asistenței tehnice și a mentoratului.
În cadrul implementării programului de grant, APSCF asigură că partenerii de grant respectă următoarele proceduri:
- recrutarea și angajarea membrilor echipei de proiect;
- desfășurarea concursurilor de achiziție;
- executarea conformă a bugetului de proiect sau revizuirea acestuia;
- documentarea cheltuielilor de proiect;
- documentarea rezultatelor activităților și a indicatorilor de program;
- asigurarea comunicării și vizibilității;
- recepția și procesarea feedbackului și a reclamațiilor;
- perfectarea raportului financiar și narativ lunar, trimestrial și final.
În vederea atingerii obiectivului strategic sus-menționat, în perioada iunie 2022 – mai 2023, APSCF implementează proiectul „Sprijin pentru refugiați sub umbrela APSCF”, finanțat de Diakonie Katastrophenhilfe (DKH). Conform activităților proiectului, APSCF va dezvolta politici și proceduri interne, inclusiv va elabora un manual operațional de gestiune a programelor și proiectelor de sub-grant, prin contractarea serviciilor de consultanță în domeniul managementului operațional.
Obiectivul, sarcinile, livrabilele și termene limită de prestare a serviciilor de consultanță
Obiectivul consultanței constă în consolidarea capacităților APSCF de a revizui și îmbunătăți procesele de gestionare eficientă a programelor de grant, prin elaborarea unui Manualul operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant, în conformitate cu cerințele prezentului ToR.
Următoarele sarcini vor fi realizate în cadrul serviciilor de consultanță:
| Identificarea proceselor de bază relevante programelor de grant și modelarea schematică de gestiune a acestora |
| Elaborarea structurii/cuprinsului Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant, aplicând abordarea bazată pe procese |
| Definirea proceselor de bază ale direcției de activitate, inclusiv:- rezultatele proceselor și cerințele aferente;- activitățile operaționale ale proceselor și executorii responsabili;- documentarea procesului și cerințele de arhivă a informațiilor documentate. |
| Elaborarea procedurilor standard de executare a proceselor privind gestiunea programelor de grant în corespundere cu politicile interne ale APSCF |
| Elaborarea procedurilor standard de executare a proceselor privind gestiunea proiectului de sub-grant, care se vor referi la cele menționate mai jos, dar nu se vor limita:- recrutarea și angajarea membrilor echipei de proiect;- realizarea concursurilor de achiziție;- revizuirea bugetului proiectului;- documentarea cheltuielilor;- documentarea rezultatelor activității și a indicatorilor de program;- comunicare și vizibilitate;- recepție și procesare a feedbackului și a plângerilor;- perfectarea raportului financiar și narativ lunar, trimestrial și final. |
| Elaborarea rezumatului/prefeței Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant |
| Coordonarea și aprobarea în versiune finală a Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant |
Prestatorul de servicii va prezenta următoarele livrabile:
| Livrabile* |
| -Lista proceselor de bază identificate relevante programelor de grant și ordonate consecutiv-Modelul schematic al proceselor de bază relevante programelor de grant-Structura Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant |
| -Modelele proceselor de bază identificate relevante programelor de grant |
| -Procedurile standard de executare a proceselor de bază privind gestiunea programelor de grant ale APSCF-Procedurile standard de executare a proceselor de bază privind gestiunea proiectelor de sub-grant |
| -Rezumatul/prefața Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant-Versiunea finală, coordonată și aprobată de echipa de proiect, a Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant |
*Toate proiectele de livrabile vor fi coordonate cu echipa de proiect și prezentate membrilor Consiliului de Coordonare al APSCF. Urmare a recomandărilor, acestea vor fi ajustate și prezentate pentru varianta finală.
Notă: Termenele de prestare a consultanței se pot modifica de comun acord în funcție de evoluția sarcinii, însă nu și costul serviciilor, în baza unui acord adițional la contractul de prestare a serviciilor de consultanță.
Perioada de consultanță și modalitatea de plată
Serviciile de consultanță vor fi prestate în perioada lunilor martie – aprilie.
Plățile se vor efectua în tranșe prin transfer bancar, după semnarea Actelor de primire-predare pe livrabile.
Cerințe față de consultant/echipa de consultanți
Calificare
- Studii universitare în domeniul economiei, managementului, juridic sau orice alt domeniu relevant.
Experiență generală
- Cel puțin trei (3) ani de experiență în servicii de consultanță în organizare instituțională, operațiuni financiare și contabile, implementarea sistemelor de management.
- Cunoașterea standardelor și procedurilor financiare și contabile.
Experiență profesională specifică
- Experiență dovedită în elaborarea unor produse similare (manuale operaționale de sub-gantare, manuale de achiziții)
- Experiență dovedită în dezvoltarea/reorganizarea procedurilor operaționale pentru programe sociale, organizații non-profit.
- Experiență în implementarea proiectelor și aplicarea procedurilor de administrare, monitorizare și evaluare a proiectelor.
- Experiență în dezvoltarea procedurilor de evidență contabilă și gestiune finanțe și a procedurilor de achiziții.
Competențe
- Capacitate analitică și gândire sistemică.
- Abilități excelente de relaționare interpersonală, comunicare eficientă, organizare și management.
- Realizarea în termen a sarcinilor, fără a compromite calitatea și rezultatul.
Conținutul și evaluarea ofertei
- Oferta tehnică și financiară conform Anexei 1 de mai jos.
- CV-ul/urile consultantului/consultanților.
- Link sau anexe cu exemple a unor produse similare, executate anterior.
Evaluarea ofertei se va face pe baza raportului de 60% pentru partea tehnică (CV și oferta tehnică) și 40% pentru oferta financiară.
Termenul limită de depunere a dosarelor
Dosarele de aplicare vor fi depuse până la data de 02 Aprilie 2023, ora 23:59, la adresa de e-mail office@aliantacf.md, cu subiectul mesajului Consultanță manual operațional APSCF.
Notă: Cererile primite după termenul limită, precum și cererile incomplete nu vor fi luate în considerare. APSCF își rezervă dreptul de a republica sau de a anula acest concurs.
Anexa 1
| Nr. | Sarcina | Livrabil | Abordarea metodologică – descrieți succint cum veți realiza sarcina | Zile de consultanță | Termen limită realizare livrabil | Preț per zi BRUT/TVA inclus*, MDL |
| 1 | Identificarea proceselor de bază relevante programelor de grant și modelarea schematică de gestiune a acestora | -Lista proceselor de bază identificate relevante programului de grant și ordonate consecutiv-Modelul schematic al proceselor de bază relevante programului de grant | ||||
| 2 | Elaborarea structurii/cuprinsului Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant, aplicând abordarea bazată pe procese | -Structura Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant | ||||
| 3 | Definirea proceselor de bază ale direcției de activitate, inclusiv:- rezultatele proceselor și cerințele aferente;-activitățile operaționale ale proceselor și executorii responsabili;- documentarea procesului și cerințele de arhivă a informațiilor documentate. | -Modelele proceselor de bază identificate relevante programelor de grant | ||||
| 4 | Elaborarea procedurilor standard de executare a proceselor privind gestiunea programelor de grant în corespundere cu politicile interne ale APSCF | -Procedurile de executare a proceselor de bază privind gestiunea programelor de grant ale APSCF | ||||
| 5 | Elaborarea procedurilor standard de executare a proceselor privind gestiunea proiectului de sub-grant, care se vor referi la cele menționate mai jos, dar nu se vor limita:- recrutarea și angajarea membrilor echipei de proiect;- realizarea concursurilor de achiziție;- revizuirea bugetului proiectului;- documentarea cheltuielilor;- documentarea rezultatelor activității și a indicatorilor de program;- comunicarea și vizibilitatea proiectelor de sub-grant;- recepția și procesarea feedbackului și a reclamațiilor înregistrate în cadrul proiectului de sub-grant;- perfectarea raportului financiar și narativ lunar, trimestrial și final. | -Procedurile de executare a proceselor de bază privind gestiunea proiectului de sub-grant | ||||
| 6 | Elaborarea rezumatului/prefeței Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant. | -Rezumatul/prefața Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant | ||||
| 7 | Coordonarea și aprobarea în versiune finală a Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant. | -Versiunea finală, coordonată și aprobată de echipa de proiect, a Manualului operațional de gestiune a programelor APSCF și a proiectelor de sub-grant | ||||
| TOTAL zile de consultanță și costul serviciilor, MDL |
*Persoanele juridice vor prezenta oferta financiară cu TVA inclus.
*Persoanele fizice vor prezenta oferta financiară cu suma Brută (12% impozit pe venit, 9% prime de asigurare).